Términos y condiciones

Estas condiciones regulan el uso de SmartClock, el sistema de control de asistencia y liquidación de nómina disponible en smtclock.com, prestado por Innova Systems Soluciones Informáticas, domiciliada en Colombia. Al crear una cuenta o usar el servicio, la empresa cliente acepta lo que sigue.

1. Qué es el servicio

SmartClock es un programa que se usa desde un navegador web y permite registrar la asistencia del personal, programar turnos, gestionar ausencias y calcular liquidaciones de nómina. Se presta como servicio en línea: no se entrega una copia del programa ni se instala en equipos del cliente.

El registro de asistencia puede hacerse con código numérico o con reconocimiento facial, y la empresa puede exigir además que la marcación ocurra dentro de un radio geográfico o desde su red. Qué métodos se activan lo decide la empresa según su plan.

2. La cuenta

• Para crear una cuenta hay que ser mayor de edad y tener facultad para obligar a la empresa que se registra.
• Los datos del registro deben ser verdaderos. El celular se confirma con un código enviado por mensaje de texto antes de crear la cuenta.
• La empresa administra sus propios usuarios y les asigna permisos. Cada usuario responde por su contraseña, y la empresa por lo que hagan los usuarios que crea.
• Si detectas un acceso que no reconoces, escríbenos a info@innovasystems.com.co para que lo bloqueemos.

3. Obligaciones de la empresa cliente

Esta es la parte más importante, porque la empresa carga datos de personas que no firmaron este contrato: sus empleados.

• Obtener la autorización de cada empleado antes de cargar sus datos, e informarle para qué se usarán y quién los tratará. Respecto de esos datos, la empresa es el responsable del tratamiento y SmartClock es únicamente el encargado.
• Para el rostro, una autorización expresa y por escrito. Los datos biométricos son datos sensibles: nadie está obligado a entregarlos, y la empresa debe ofrecer el código numérico como alternativa a quien no autorice.
• Informar a sus empleados que la marcación puede registrar su ubicación, la dirección IP y una fotografía.
• Mantener actualizados los datos que carga, y eliminar los de las personas que ya no deban estar.
• Usar el servicio para administrar su propio personal, y no para vigilar a personas ajenas a su relación laboral.
• Atender las solicitudes de sus empleados sobre sus datos personales. Si nos llegan a nosotros, las trasladamos a la empresa.

Las condiciones de tratamiento de datos están en la política de tratamiento de datos personales, que hace parte de estos términos.

4. Planes, precios y facturación

• El precio se compone de un valor fijo mensual por empresa más un valor por cada empleado, según el plan elegido. Los valores vigentes se muestran en la página de inicio y están en pesos colombianos.
• Hay un plan de prueba gratuito por catorce días, sin tarjeta de crédito, con las funcionalidades del servicio y un límite de empleados.
• El cobro es mensual y anticipado. Los pagos se procesan a través de Bold; los datos de la tarjeta se entregan directamente a la pasarela y no pasan por SmartClock.
• Cambiar de plan o de número de empleados ajusta el valor a partir del período siguiente.
• Si una factura queda pendiente, avisamos por correo. Si la mora persiste, el acceso puede suspenderse: suspender no borra los datos, y al pagar el servicio se restablece.
• No hay cláusula de permanencia. Puedes cancelar cuando quieras y el servicio llega hasta el final del período pagado.

5. Disponibilidad y respaldos

Trabajamos para que el servicio esté disponible de forma continua y hacemos respaldos automáticos periódicos, pero no ofrecemos un porcentaje de disponibilidad garantizado. Puede haber interrupciones por mantenimiento, por fallas de nuestros proveedores de infraestructura o por causas ajenas a nuestro control. El estado del servicio se publica en smtclock.com/status.

El reconocimiento facial y la validación por ubicación dependen de la cámara, del sensor de ubicación y de la conexión del dispositivo de cada usuario, que no controlamos.

6. Uso indebido

No está permitido:

• Intentar acceder a datos de otra empresa, o a partes del sistema sin autorización.
• Falsear marcaciones, incluido usar fotografías, videos o máscaras para engañar al reconocimiento facial.
• Automatizar peticiones al servicio a un ritmo que degrade su funcionamiento, o revender el acceso sin acuerdo previo.
• Cargar datos de personas sin su autorización, o datos que no se necesiten.
• Usar el servicio para algo contrario a la ley.

Ante un uso indebido grave podemos suspender la cuenta de inmediato, avisando el motivo.

7. Propiedad

El programa, su código, su diseño y la marca SmartClock son de Innova Systems Soluciones Informáticas. La empresa cliente recibe el derecho de usar el servicio mientras el contrato esté vigente, y nada más.

Los datos que la empresa carga siguen siendo suyos. No adquirimos ningún derecho sobre ellos y no los usamos para fines distintos de prestarle el servicio.

8. Responsabilidad

Respondemos por el correcto funcionamiento del servicio en los términos aquí descritos. No respondemos por:

• Decisiones laborales que la empresa tome con base en la información del sistema, incluidos despidos, descuentos y pagos.
• Errores derivados de datos o parámetros mal configurados por la empresa.
• El incumplimiento de la empresa frente a sus empleados en materia de protección de datos.
• Fallas de servicios de terceros: conexión, operadores móviles, pasarela de pagos.

En cualquier caso, nuestra responsabilidad económica se limita al valor pagado por la empresa en los tres meses anteriores al hecho que la origine.

9. Terminación

• La empresa puede terminar cuando quiera, desde su panel o escribiéndonos.
• Podemos terminar avisando con treinta días de anticipación, o de inmediato ante un uso indebido grave o una mora prolongada.
• Antes de terminar, la empresa puede exportar sus datos. Recomendamos hacerlo: al eliminar la cuenta la información se borra y no queda forma de recuperarla.
• Tras la terminación conservamos únicamente lo que exija una obligación legal o contable.

10. Cambios

Podemos modificar estas condiciones. La versión vigente estará siempre en esta dirección con su fecha. Si el cambio afecta precios u obligaciones de la empresa, lo avisaremos por correo con al menos treinta días de anticipación, y seguir usando el servicio después de esa fecha equivale a aceptarlo.

11. Ley aplicable

Estas condiciones se rigen por la ley colombiana. Cualquier controversia se someterá a los jueces de Colombia. Antes de acudir a ellos, las partes intentarán resolverla de buena fe escribiendo a info@innovasystems.com.co.

Estas condiciones entran en vigencia el 10 de septiembre de 2026.